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I nostri consigli su come organizzare un archivio

Quante volte ci ritroviamo a vagare per la casa alla ricerca di un documento che sappiamo esistere, ma che non riusciamo a trovare?

Una situazione che non solo comporta una perdita di tempo notevole, ma che in alcuni casi si può tramutare anche in un danno economico, impedendoci magari di produrre la prova documentale di un avvenuto pagamento.

L’organizzazione di un archivio personale, può aiutarci a semplificare notevolmente la nostra vita. Nelle occasioni in cui si presenta la necessità di ritrovare un documento, l’aver provveduto per tempo alla sua ordinata collocazione può rivelarsi una vera e propria fortuna.

Bisogna solo predisporre un archivio semplice, ordinato, facile da consultare.

Qual è il materiale occorrente per un archivio cartaceo efficiente

Per organizzare un archivio in modo efficiente, bisogna disporre di una serie di oggetti da cancelleria che sono utili a conservare i propri documenti. Pryma fa al caso tuo: questo brand propone una serie di articoli belli, fantasiosi, di qualità e a prezzi vantaggiosi.

Potresti acquistare, ad esempio, cartelline, fogli adesivi colorati, penne, matite e graffette: ti serviranno per differenziare alcuni tipi di documenti da altri, segnare dei promemoria che ti servono a ricordare le cose nel tempo. Ma potrebbero anche servirti tritadocumenti e contenitori adibiti a smaltire la carta.

In particolare le cartelline, che possono essere transitorie o definitive, dovranno essere contrassegnate da etichette, in modo da rendere subito evidente il loro contenuto, accelerando e semplificando in tal modo il lavoro di ricerca.

Non meno importanti sono i raccoglitori, anch’essi da catalogare mediante un’etichetta adesiva, in cui contenere, ad esempio, bollette, tasse e conti pagati, corredati dalla documentazione relativa ai rapporti con i fornitori di servizi ed eventuali note.

La suddivisione dei documenti e il mantenimento

Per ordinare i tuoi documenti, puoi suddividere il materiale in macrocategorie: puoi dividere le ricevute bancarie (bonifici fatti e ricevuti, MAV, F24, pagamenti effettuati ed altro), i bollettini di conto corrente pagati ai vari fornitori (energia elettrica, acqua, telefono, gas), le multe, le comunicazioni intercorrenti con enti finanziari, le spese mediche e altro.

Ricorda di inserire questi documenti in cartelline diverse, che potresti acquistare in colori differenti: Pryma ha prodotti da cancelleria in vasta scelta, giusti per accontentare tutti i gusti!

Puoi raggruppare i documenti anche in faldoni diversi, avendo cura di apporre su ognuno di essi l’etichetta in grado di individuarne immediatamente il contenuto.

Infine, ecco un ultimo consiglio utile per organizzare il tuo archivio! Puoi suddividere il tutto all’interno di tre contenitori, ognuno dei quali delegato alla conservazione delle carte in arrivo, in uscita o in lavorazione. Nel primo andrà tutto il materiale che entra, nel secondo quello che occorre spedire, nel terzo si potranno includere le bollette da pagare, gli esami medici prenotati e da effettuare, le prescrizioni per i farmaci e così via.

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